Legalisatie... Wat is dat?

Hoe weten de officiële instanties of de handtekeningen op jouw officiële documenten wel authentiek zijn?  Dit weten ze aan de hand van legalisaties. Een legalisatie is een verklaring van een officiële instantie waarin wordt verklaard dat de handtekening op het document authentiek is. De legalisatie bevestigt dus de echtheid van de handtekening maar niet de inhoud van het document.

LEGALISATIE VAN EEN BELGISCHE BEËDIGDE VERTALING

VOOR HET BINNENLAND

Sinds 01/03/2021 dienen beëdigde vertalingen voor gebruik bij een Belgische overheid niet meer gelegaliseerd te worden.

Alle beëdigde vertalers hebben op 01/03/2021 een nieuwe officiële stempel gekregen met daarop hun officieel VTI nummer dat hen toegewezen werd door het NRBVT (Nationaal Register van Beëdigde Vertalers en Tolken). Met deze nieuwe stempel is er geen legalisatie meer nodig indien de vertaling is bestemd voor het binnenland.

LEGALISATIE VAN EEN BELGISCHE BEËDIGDE VERTALING

VOOR HET BUITENLAND

Indien de vertaling moet dienen voor het buitenland, dan zijn er meestal wel legalisaties nodig. Welke legalisatieprocedure precies nodig is zal afhangen van het land van bestemming. Voor de meeste landen is een Apostille nodig. Om een Apostille te bekomen laten we eerst de handtekening van de beëdigd vertaler legaliseren door FOD Justitie en daarna laten we de handtekening van FOD Justitie legaliseren door FOD Buitenlandse Zaken.

De legalisatieketen ziet er meestal als volgt uit:

1. handtekening beëdigd vertaler
2. legalisatie door FOD Justitie
3. legalisatie door FOD Buitenlandse Zaken
4. legalisatie door de Ambassade of het Consulaat van het land van bestemming.

LEGALISATIE VAN DE BELGISCHE BRONTEKST

VOOR HET BUITENLAND

Uw beëdigde vertaling is niet veel waard als u niet kunt aantonen dat ook uw brontekst authentiek is. In het buitenland kennen ze niet de handtekening van uw burgemeester of uw notaris. U dient in het buitenland dus aan te tonen dat de handtekening van uw burgemeester of uw notaris authentiek is, en dat dit niet een valse nagemaakte handtekening is. Om dit aan te tonen, dienen we eveneens de bronteksten te legaliseren met een Apostille van FOD Buitenlandse Zaken of met een legalisatiestempel van de Ambassade van het land van bestemming. De exacte procedure zal afhangen van het land van bestemming. 

 → klik hier voor onze lijst adressen overheden in België

LEGALISATIE VAN EEN BUITENLANDSE BRONTEKST

VOOR BELGIË

Uw Belgische gemeente of uw Belgische notaris weten niet of de handtekening van een buitenlandse gemeente of een buitenlandse notaris al dan niet authentiek is. Daarom dient u uw bronteksten te laten legaliseren in het land van herkomst alvorens u deze meebrengt naar België. In België zal men enkel buitenlandse documenten aanvaarden indien voorzien van een Apostille of van een legalisatiestempel van de Belgische ambassade in het land van herkomst.

U dient meestal nog een aantal voorafgaande stappen te doorlopen alvorens u een Apostille of van een legalisatiestempel van de Belgische ambassade kunt verkrijgen. De Belgische Ambassade ter plaatse kan u meestal raad geven over welke stappen er exact nodig zijn.

Uw legalisatieketen zal er waarschijnlijk als volgt uitzien:

1. Legalisatie door lokale instanties (gemeente, provinciebestuur, ministerie)
2. Legalisatie door het Ministerie van Buitenlandse Zaken van het desbetreffende land
3. Legalisatie door de Belgische Ambassade of het Belgisch Consulaat in het desbetreffende land 

→ klik hier voor onze lijst adressen overheden in het Buitenland

LEGALISATIE VAN EEN BUITENLANDSE BRONTEKST

VAN EEN BUITENLANDSE AMBASSADE TE BRUSSEL

VOOR BELGIË

Een Belgische gemeente weet niet of de handtekening van de buitenlandse ambassadeur of consul al dan niet authentiek is. Daarom gaan we eerst met uw documenten van de ambassade naar FOD Buitenlandse Zaken waar deze handtekening voor authentiek zal verklaard worden. Pas na FOD Buitenlandse Zaken kunt u deze documenten indienen bij uw gemeente.